TIC pour les OSC: des solutions simples pour un Internet défaillant

Les OSC sont comme toutes les organisations du monde actuel: elles traitent beaucoup de données. Quand on pense à elles, on pense aux activités qu’elles mènent sur le terrain ; malheureusement, elles doivent aussi passer un temps considérable dans l’écriture d’emails, l’envoi de rapports ou la gestion de leur comptabilité.

Mais les OSC rencontrent une difficulté supplémentaire : c’est leur accès à Internet. Quelle connexion peut-on espérer au cœur de la forêt vierge ou dans un village reculé ?

Comment faire alors avec un Internet rare, lent et instable pour pouvoir continuer à consacrer son temps à ses activités de terrain plutôt qu’à attendre une page qui se charge ?

Plus que les autres, les OSC ont besoin de solutions simples, peu onéreuses et adaptées à leurs contextes. Ces solutions existent, mais malheureusement les OSC sont souvent mal informées à ce sujet.

Prenons d’abord quelques histoires vécues :

* Boniface doit envoyer une demande de subvention le jour même, mais il se trouve en brousse et l’email ne part pas. Il passe sa journée sur Yahoo à cliquer sur “Envoyer". Il hésite à partir en capitale pour simplement envoyer un e-mail.
* Dieudonné va en ville une fois par mois pour accéder à ses emails. Il doit en profiter pour lire et répondre à tous. C’est un travail harassant et il oublie d’écrire certains e-mails. Il est obligé d’imprimer tous ses e-mails pour les partager avec ses collègues.
* Une surtension grille l’ordinateur de Patrice avec tous ses fichiers. Il n’a plus les données pour justifier ses activités et sa comptabilité et se demande comment il va l’expliquer à ses partenaires.
* L’OSC “Amis de la forêt" doit envoyer ses pièces justificatives à son bailleur, mais n’arrive jamais à le faire. Quand le bailleur arrive à la fin du projet, on réalise que la plupart des pièces sont invalides.

Quelles solutions ?
Deux logiciels suffiraient pour répondre à ces difficultés. Un logiciel de messagerie e-mail (type Thunderbird) et un logiciel de synchronisation de fichier (type Dropbox).

Le logiciel de messagerie permet de charger tous ses e-mails sur son ordinateur (donc d’y accéder hors ligne). Le logiciel permet également d’écrire l’e-mail hors ligne, et de l’envoyer quand la connexion fonctionne.
Le logiciel de synchronisation de fichiers fait une copie de tous les fichiers d’un ordinateur sur Internet (on parle de Cloud) dès qu’il y a un peu de connexion.

Comment ces deux logiciels pourraient être une solution à nos OSC ? Reprenons nos histoires :
* La demande de subvention de Boniface s’est synchronisée sur Dropbox au fur et à mesure qu’il l’écrivait, même à un tout petit débit. Lorsqu’il veut l’envoyer, il n’a qu’à écrire l’e-mail sur Thunderbird et envoyer un simple lien Dropbox. Le message est très léger et partira automatiquement dès que la connexion fonctionnera.
* Dieudonné peut écrire ses emails hors ligne durant le mois. Lorsqu’il ira en capitale, en se connectant, il pourra 1. Envoyer d’un coup tous les e-mails qu’il écrit depuis un mois et 2. Télécharger tous ses e-mails sur son ordinateur. Ainsi, il pourra revenir au village pour les montrer à ses collaborateurs.
* Tous les documents de Patrice sont synchronisés sur Dropbox sans intervention de sa part. Quand son ordinateur grille, il peut aller sur un autre ordinateur et récupérer directement tous ses fichiers. Quand il achètera un nouvel ordinateur, il retrouvera aussi tous ses fichiers.
* L’OSC “Amis de la forêt" scanne maintenant toutes ses pièces avec un simple smartphone. Les pièces sont automatiquement enregistrées en ligne et partagées avec le bailleur. Celui-ci peut au fur et à mesure valider les pièces.

Ces deux logiciels “Thunderbird" et “Dropbox" ne sont pas les seuls, mais ils ont l’avantage d’être gratuits et simples d’utilisation. Le vrai défi reste maintenant “simplement" d’informer et de former les OSC.

A propos de l'auteur

Guillaume Soto

Guillaume Soto se définit comme un passionné d’entrepreneuriat, de coaching et de management. Il a travaillé plusieurs années en tant qu’ingénieur en micro-électronique pour Philips Semiconducteur, ST Microélectronics et une start-up nommée Stepmind. Il s’est ensuite lancé dans l’aide au développement. Il a été chargé d’un projet de développement économique local en République Démocratique du Congo de 2008 à 2009 puis chargé de projet de relance économique dans l’Haïti post séisme avec Première Urgence-Aide Médicale Internationale.

Après 10 ans à travailler comme Ingénieur et Manager de projets à travers le monde, il s’est installé à Yaoundé au Cameroun en 2012 pour monter Shauri Conseil & Coaching (Shauri-CC).

Shauri-CC est un cabinet spécialisé dans l’accompagnement des personnes et des entreprises principalement en Afrique Centrale. Shauri-CC cible les organisations et les managers qui souhaitent améliorer leurs performances et leur efficacité au travail et offre des services comme : formation en gestion du temps et des priorités et en leadership, animation de team building et coaching individuel pour les cadres.