Comment utiliser l’approche RACI pour équilibrer la charge de travail dans une organisation?

L’approche RACI est une méthodologie utilisée dans le management des organisations et qui permet d’obtenir rapidement une vision claire de la charge de travail et de responsabilités qui pèse sur chacune des fonctions clés de l’organisation.

DEFINITION DE L’ACRONYME RACI :

  • R pour Responsable : La personne responsable d’une tâche est celle qui est en charge de s’assurer que la tâche soit effectivement réalisée. La personne responsable n’est pas forcément celle qui fait l’action, quoique parfois une seule personne puisse avoir ces deux rôles.
  • A pour Acteur : L’acteur (actrice) est la ou les personnes qui vont effectivement réaliser la tâche. Il peut bien entendu y avoir plusieurs A pour chaque tâche, en fonction de l’ampleur. Tous les A travaillent sous la coordination et supervision de la personne Responsable.
  • C pour Consulté(e) : La ou les personnes consultées sont des personnes ressources susceptibles de disposer d’informations utiles ou nécessaires à la bonne réalisation de la tâche. Il est donc important que ceux en charge de la réalisation de la tâche (les A) consultent cette ou ces personnes et intègrent si nécessaire ses recommandations.
  • I pour Informé(e) : La ou les personnes informées sont celles qui doivent être informées au fur et à mesure que la tâche est complétée, car cela est important pour la bonne marche de leurs responsabilités.

MISE EN OEUVRE

Voici comment mettre en œuvre la méthodologie RACI dans une organisation :

ETAPE 1 :

  • Faire la liste de toutes les fonctions clés de l’organisation, et la mettre en horizontal dans un tableau. Attention, il s’agit des fonctions et non des personnes. Une personne peut avoir plusieurs fonctions.
  • Faire la liste de toutes les tâches de l’organisation, et les mettre dans la première colonne du tableau. Il est important pour faire la liste des tâches de l’organisation de partir de votre plan d’action, ou plan de mise en œuvre de la stratégie.

ETAPE 2 :

En fonction de la taille de votre organisation, il vous faudra décider qui doit remplir la matrice RACI. Dans l’idéal, ceci devrait être un exercice participatif qui inclus tout les membres de l’équipe. Mais au delà de 10 ou 15 employés dans l’organisation, cela commencera à être difficile de faire cet exercice de manière participative et il faudra alors trouver un système plus efficace tout en s’assurant que chaque personne ait l’opportunité de commenter la matrice.

Voici quelques principes de base pour compléter la matrice :

  • Il doit y avoir au moins une personne «Acteur» par tâche : Dans le cas contraire, personne ne sera en charge de réaliser effectivement la tâche.
  • Il ne peut y avoir qu’une seule personne responsable par tâche : Ceci assure que les responsabilités ne sont pas diluées et que ce soit clair qui est responsable de quelle tâche.
  • Résoudre les doutes et conflits : En cas de doute sur les rôles à distribuer pour une tâche, la situation doit être résolue par une discussion d’équipe, en faisant une analyse critique de la manière de fonctionner. Il est important de résoudre les doutes à ce moment là car cela un impact sur le bon fonctionnement de l’organisation par la suite.

ANALYSE

Une fois la matrice complétée de manière participative, la dernière étape, fondamentale, est l’analyse. Pour ce faire, il faut regarder la matrice ligne par ligne (c’est à dire tâche par tâche) et colonne par colonne (c’est à dire fonction par fonction), et se poser les questions suivantes :

Analyse tâche par tâche

  • Pas de « A » : Qui va effectivement faire le travail ?
  • Trop de « A » : N’y a-t-il pas trop de monde impliqué dans cette tâche qui pourrait compliquer sa mise en œuvre ?
  • Pas de « R » : Qui va s’assurer de la mise en œuvre de la tâche?
  • Plus d’un « R » : Laquelle des deux prend les décisions ? Assurez-vous qu’il n’y ait qu’un R par ligne.
  • Toutes les cases sont remplies : Chaque employé a-t-il besoin d’avoir un rôle particulier dans chaque tâche ? Probablement pas. Il est important de rationaliser le temps de travail.
  • Beaucoup de « C » : Si pour chaque tâche il faut consulter beaucoup de monde et attendre une réponse de chacune d’entre elles, le processus en sera forcément ralenti.

Analyse fonction par fonction :

  • Y a-t-il trop de A pour une fonction : Trop de A signifie peut-être que la charge de travail pour cette fonction est trop grande. Il faudrait alors revoir la répartition des A et peut être mieux répartir les tâches entre les fonctions.
  • Pas de case vide : Cette personne doit-elle être impliquée dans chacune des tâches ? Peut-être que cela signifie que l’organisation doit revoir sa répartition des tâches car l’organisation dépend trop de cette fonction en particulier.

CONCLUSION

La méthodologie RACI est une manière simple et rapide de faire une analyse du mode de fonctionnement d’une organisation. Pour plus d’information concernant la méthodologie RACI et sur comment la mettre en œuvre, n’hésitez pas à contacter l’équipe Well Grounded.

A propos de l'auteur

Fabrice Hansé

Fabrice a rejoint l’équipe de Well Grounded en tant que Praticien du Développement Organisationnel en Janvier 2016. Il est le point focal pour la République Centrafricaine mais travaille avec des clients dans tout le bassin du Congo. Il est spécialisé en responsabilité sociale des entreprises et en monitoring & évaluation.