Les bailleurs sont comme vous et moi: ce sont des personnes occupées, et elles n’ont souvent pas le temps d’évaluer en profondeur toutes les propositions qu’elles reçoivent. Si vous leur facilitez le travail, vous augmenterez fortement la probabilité d’attirer leur regard, en suivant ces conseils simples :
- Sélectionnez les bons donateurs
Envoyer la même proposition de projet à n’importe quel bailleur dont vous avez entendu parler ne fonctionnera pas. La première étape est de créer un document simple (il peut s’agir d’un document Excel !) contenant une liste des bailleurs ou donateurs les plus appropriés pour votre organisation (par exemple, ceux qui partagent votre vision globale et vos objectifs) et des informations de base telles que type de bailleur, site web, priorités thématiques, si un appel est ouvert, jusqu’à quelle date, montant maximum pouvant être demandé, exigences spécifiques, personne de contact, etc.
- Suivez les règles
Chaque bailleur a ses propres règles: certains demandent une lettre d’intérêt sans format spécifique, d’autres vous demanderont de télécharger des documents spécifiques sur leur site web et de les remplir, d’autres enfin utilisent des formulaires en ligne. Il est important de prendre le temps de comprendre et suivre ces instructions : si vous ne le faites pas, votre proposition ne sera même pas lue !
- Lisez les lignes directrices !
Nous savons que lire en détail les lignes directrices pour chaque bailleur présélectionné peut prendre du temps, mais il s’agit d’une étape essentielle. Chaque bailleur a des priorités thématiques, des limitations budgétaires et d’autres spécificités… Adaptez votre projet pour chacun ! Il ne s’agit pas de développer un nouveau projet à chaque fois, mais de l’adapter. Mettez l’accent sur des aspects du travail de votre organisation qui correspondent aux priorités du bailleur, et ne demandez pas de financement pour des éléments qu’ils ne soutiennent pas.
- Soyez clair
Votre lecteur ne connait vraisemblablement pas le contexte et les problèmes que votre organisation tente d’aborder. Expliquez clairement le problème, pourquoi il existe, quelle(s) solution(s) vous voulez y apporter et pourquoi celles-ci fonctionneront. Evitez le jargon et les acronymes, ou au minimum épelez-les la première fois que vous les utilisez !
- Soyez spécifique
Evitez les formulations vagues telles que « développer les capacités » ou « autonomisation des communautés ». Que voulez-vous exactement changer ? Quelle situation voulez-vous influencer, et comment allez-vous le faire ? Quelles activités allez-vous mettre en œuvre, et pourquoi votre organisation est-elle la mieux placée pour le faire ? C’est ce que votre lecteur doit comprendre, et si l’information n’est pas facilement accessible, il ne lira pas votre proposition une deuxième fois.
- Répondez aux questions
Le plus souvent, les bailleurs ont un formulaire que vous devrez remplir. Il se peut qu’il ait des limitations, par exemple par rapport au nombre de mots ou de caractères dans chaque section. Lisez les questions avec attention et répondez-y directement, sans ajouter d’informations supplémentaires ! Et si on vous demande des annexes, envoyez-les, mais n’incluez pas toute la documentation que vous possédez à propos de votre organisation pour impressionner le destinataire : cela aurait vraisemblablement l’effet opposé.
- Construisez un budget solide
Les propositions de projet incluent presque toujours un budget, et c’est souvent l’un des points essentiels que les bailleurs analysent lorsqu’ils évaluent une proposition. Assurez-vous que le budget soit cohérent par rapport au narratif, qu’il ne contienne aucune erreur de calcul, qu’il reflète clairement toutes les activités proposées, et qu’il inclue tous les coûts de soutien nécessaires. A nouveau, vérifiez les lignes directrices avec attention, car certains coûts pourraient ne pas être éligibles, et les inclure conduirait au rejet immédiat de votre proposition. Et plus important encore, évitez absolument d’essayer de « cacher » des coûts non éligibles dans d’autres sections !
- Durabilité
Demandez-vous un financement ponctuel ou continu? Comment l’impact du projet continuera-t-il lorsque le financement que vous demandez s’arrêtera ? Avez-vous d’autres sources de financement ? Les bailleurs aiment savoir que leur argent sera un investissement stratégique, avec des résultats allant au-delà de la période de financement. Même si ce n’est pas toujours facile à prouver, essayez d’inclure des éléments de durabilité dans votre projet.
- Synergies
Les bailleurs aiment voir des organisations travailler ensemble pour atteindre leurs buts. Expliquez comment votre organisation se coordonne avec d’autres acteurs, comment vous vous assurez que d’autres initiatives sont prises en comptes afin d’éviter les duplications, et mettez en lumière les éléments qui montrent que vous faites activement partie de réseaux et d’autres formes d’action collective.
- Impact
Comme vous pouvez l’imaginer, les bailleurs aiment obtenir le meilleur “retour sur investissement” possible ; en matière sociale, ceci signifie avoir le plus d’impact possible pour le coût le plus bas. Il est donc essentiel de définir clairement l’impact que vous visez avec ce projet. Vous pouvez relire à ce sujet notre dernier article, et rappelez-vous: « 145 personnes ont participé à une formation » n’implique pas un impact !
- Travaillez en équipe !
Surtout, n’écrivez pas une proposition de projet seul(e) ! Impliquez l’équipe opérationnelle, financière, vos collègues qui ont travaillé sur des projets similaires ou qui pourraient avoir de brillantes idées novatrices… Et une fois la proposition écrite, essayez de la faire lire à quelqu’un qui ne connaît pas le contexte. Si cette personne comprend de quoi vous parlez, il existe de fortes chances que le bailleur fasse de même !
- Respectez les dates limites
N’envoyez pas votre proposition de projet en retard ! Et prévoyez du temps suffisant pour les révisions et corrections, mais aussi pour de possibles désastres de dernière minute tels qu’une interruption de la connexion internet ou des problèmes informatiques. La plupart des bailleurs ne liront même pas votre proposition si vous l’envoyez en retard. Et si une heure spécifique est mentionnée, assurez-vous de vérifier dans quel créneau horaire le bailleur se trouve.
- Essayez d’obtenir un retour
Votre proposition n’a pas été sélectionnée? Ne vous découragez pas, ceci arrive souvent, même à des propositions de bonne qualité. Les bailleurs reçoivent souvent des centaines de propositions et n’ont qu’un financement limité à allouer. Essayez de voir ceci comme une opportunité d’apprendre. Vous serez surpris de voir combien de bailleurs sont prêts à vous donner un retour sur les raisons pour laquelle votre candidature n’a pas été retenue. Certains ont des systèmes de notation et vous donneront vos notes si vous les demandez. Regardez les aspects qui ont été le moins bien notés, et faites plus d’efforts sur ces aspects la prochaine fois !
Pour plus d’inspiration, vous pouvez aussi voir les points développés dans ce document.
Souvenez-vous que même si vous suivez toutes ces astuces, vous n’obtiendrez peut-être pas le financement au premier essai. C’est normal, il existe des centaines d’associations visant les mêmes fonds. Soyez patient et déterminé, votre tour viendra !