L’approche RACI est une méthodologie utilisée dans le management des organisations et qui permet d’obtenir rapidement une vision claire de la charge de travail et des responsabilités qui pèsent sur chacune des fonctions clés de l’organisation.
DEFINITION DE L’ACRONYME RACI :
- R pour Responsable : La personne responsable d’une tâche est celle qui a la charge de s’assurer que la tâche est effectivement réalisée. La personne responsable n’est pas forcément celle qui fait l’action, même si parfois une seule personne peut avoir ces deux rôles.
- A pour Acteur : L’acteur (actrice) est la ou les personnes qui vont effectivement réaliser la tâche. Il peut bien entendu y avoir plusieurs A pour chaque tâche, en fonction de l’ampleur. Tous les A travaillent sous la coordination et la supervision de la personne Responsable.
- C pour Consulté(e) : La ou les personnes consultées sont des personnes ressources susceptibles de disposer d’informations utiles ou nécessaires à la bonne réalisation de la tâche. Il est donc important que ceux en charge de la réalisation de la tâche (les A) consultent cette ou ces personnes et intègrent si nécessaire ses recommandations.
- I pour Informé(e) : La ou les personnes informées sont celles qui doivent être informées au fur et à mesure que la tâche est complétée, car cela est important pour la bonne marche de leurs responsabilités.
MISE EN OEUVRE
Voici comment mettre en œuvre la méthodologie RACI dans une organisation :
ETAPE 1 :
- Dressez une liste de toutes les fonctions clés de l’organisation et présentez-les horizontalement dans un tableau. Attention, nous parlons de fonctions et non de personnes. Une personne peut occuper plusieurs fonctions.
Dressez une liste de toutes les tâches de l’organisation, et intégrez-les dans la première colonne. Il est important de définir cette liste à partir de votre plan d’action ou du plan de mise en œuvre de la stratégie. ETAPE 2 :
En fonction de la taille de votre organisation, il vous faudra décider qui doit remplir la matrice RACI. Dans l’idéal, ceci devrait être un exercice participatif qui inclus tous les membres de l’équipe. Cependant, au-delà de 10 ou 15 employés dans l’organisation, cela commencera à être difficile d’effectuer cet exercice de manière participative et il faudra alors trouver un système plus efficace tout en s’assurant que chaque personne ait l’opportunité de commenter la matrice.
Voici quelques principes de base pour compléter la matrice :
- Il doit y avoir au moins une personne « Acteur » par tâche : Dans le cas contraire, personne n’aura la charge de réaliser effectivement la tâche.
- Il ne peut y avoir qu’une seule personne responsable par tâche : Cela permet de s’assurer que les responsabilités ne sont pas déformées et qu’elles restent claires.
- Résoudre les doutes et conflits : En cas de doute sur les rôles à distribuer pour une tâche, la situation doit être résolue par une discussion d’équipe, en faisant une analyse critique de la manière de fonctionner. Il est important de résoudre les doutes à ce moment-là car cela a un impact sur le bon fonctionnement de l’organisation par la suite.
ANALYSE
Une fois la matrice complétée de manière participative, la dernière étape fondamentale est l’analyse. Pour ce faire, il faut regarder la matrice ligne par ligne (c’est à dire tâche par tâche) et colonne par colonne (c’est à dire fonction par fonction), et se poser les questions suivantes :
Analyse tâche par tâche
- Pas de « A » : Qui va faire le travail ?
- Trop de « A » : N’y a-t-il pas trop de monde impliqué dans cette tâche, ce qui pourrait compliquer sa mise en œuvre ?
- Pas de « R » : Qui va s’assurer de la mise en œuvre de la tâche?
- Plus d’un « R » : Lequel des deux prend les décisions ? Assurez-vous qu’il n’y ait qu’un R par ligne.
- Toutes les cases sont remplies : Chaque employé a-t-il besoin de jouer un rôle particulier dans chaque tâche ? Probablement pas. Il est important de rationaliser le temps de travail.
- Beaucoup de « C » : Si pour chaque tâche il faut consulter beaucoup de monde et attendre une réponse de chacune d’entre elles, le processus en sera forcément ralenti.
Analyse fonction par fonction :
- Y a-t-il trop de A pour une fonction : Trop de A signifie peut-être que la charge de travail pour cette fonction est trop grande. Il faudrait alors revoir la répartition des A et peut être mieux répartir les tâches entre les fonctions.
- Pas de case vide : Cette personne doit-elle être impliquée dans chacune des tâches ? Peut-être que cela signifie que l’organisation doit revoir sa répartition des tâches car l’organisation dépend trop de cette fonction en particulier.
CONCLUSION
La méthodologie RACI est une manière simple et rapide de faire une analyse du mode de fonctionnement d’une organisation. Pour plus d’information concernant la méthodologie RACI et sur comment la mettre en œuvre, n’hésitez pas à contacter l’équipe Well Grounded.